DocuWare by Datatronic Software AG

DocuWare ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement- und Workflow-System, das speziell für mittelständische und größere Unternehmen entwickelt wurde. Es digitalisiert papierbasierte Prozesse, automatisiert dokumentenbezogene Abläufe und schafft eine zentrale, revisionssichere Plattform für alle geschäftsrelevanten Informationen. Besonders Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen oder komplexen Freigabeprozessen profitieren von der Lösung.

Einsatzbeispiele:

Digitale Rechnungsverarbeitung:
DocuWare automatisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung. Rechnungen werden ausgelesen, validiert und direkt an nachgelagerte Systeme übergeben, wodurch Durchlaufzeiten verkürzt und Fehler reduziert werden.

Zentrale Dokumentenarchivierung:
Alle Dokumente werden revisionssicher und strukturiert abgelegt. Mitarbeiter finden Informationen schnell und ortsunabhängig, was die Transparenz erhöht und Suchzeiten drastisch reduziert.

Optimierte Freigabe-Workflows:
Mit DocuWare lassen sich individuelle Freigabeprozesse für Verträge, Rechnungen oder interne Dokumente abbilden. Automatische Benachrichtigungen sorgen für reibungslose Abläufe und klare Verantwortlichkeiten.

Verbesserte Compliance und Rechtssicherheit:
DocuWare erfüllt gesetzliche Anforderungen wie GoBD und DSGVO. Dokumente werden revisionssicher archiviert, Zugriffe protokolliert und Aufbewahrungsfristen automatisch überwacht.

Mobiles Arbeiten und Homeoffice:
Durch den webbasierten Zugriff können Dokumente jederzeit und von überall bearbeitet werden. Das unterstützt flexible Arbeitsmodelle und steigert die Produktivität.

Nahtlose Systemintegration:
DocuWare lässt sich problemlos in ERP-, Finanz- und HR-Systeme integrieren. Dokumente stehen kontextbezogen direkt im jeweiligen Fachsystem zur Verfügung.

DocuWare hilft Unternehmen dabei, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die digitale Transformation nachhaltig voranzutreiben. Es ist eine ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse effizient und zukunftssicher gestalten möchten.

Was sind die Vorteile von DMS-Systemen:

Zentrale Dokumentenverwaltung:
Alle Dokumente werden digital, strukturiert und sicher an einem Ort gespeichert.

Effiziente Workflows:
Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Tätigkeiten und beschleunigen Abläufe.

Schneller Zugriff auf Informationen:
Dokumente sind jederzeit auffindbar, was Entscheidungsprozesse unterstützt.

Bessere Zusammenarbeit:
Teams greifen gleichzeitig auf aktuelle Dokumente zu und arbeiten effizienter zusammen.

Kostenreduktion:
Weniger Papier, geringerer Archivierungsaufwand und optimierte Prozesse senken Kosten.

Erhöhte Transparenz:
Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten sind jederzeit nachvollziehbar.

Rechtssicherheit:
DMS-Systeme unterstützen Compliance-Anforderungen und Datensicherheit.

Skalierbarkeit:
Ein DMS wächst mit dem Unternehmen und passt sich neuen Anforderungen an.

Wettbewerbsvorteil:
Digitalisierte Dokumentenprozesse erhöhen Effizienz und Zukunftsfähigkeit.

Sprachen:

DocuWare ist international verfügbar und unterstützt eine Vielzahl von Sprachen, darunter:

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Spanisch
• Italienisch
• Niederländisch
• Portugiesisch
• Polnisch
• Tschechisch
• Ungarisch
• Türkisch
• Schwedisch
• Dänisch
• Norwegisch
• Finnisch

Die verfügbaren Sprachen können je nach Version und Region variieren.

Funktionsübersicht:

System

• Zentrales, revisionssicheres Dokumentenarchiv
• Cloud- und On-Premises-Betrieb
• Intelligente Volltextsuche
• Automatische Dokumentenerfassung (Scan, E-Mail, Import)
• GoBD- und DSGVO-konform
• Mobiler Zugriff per Browser und App
• Rollen- und Rechtekonzepte

Services & Konfiguration

• Automatische Updates (Cloud)
• Individuelle Workflow-Konfiguration
• Benutzer- und Rollenverwaltung
• Anpassbare Indexfelder und Masken
• Online-Hilfe und Wissensdatenbank

Workflows & Prozesse

• Rechnungseingangsworkflows
• Vertragsmanagement
• Freigabe- und Prüfprozesse
• Eskalations- und Erinnerungsfunktionen
• Automatische Aufgabenverteilung

Integration

• ERP-Integration (z. B. SAP, Sage, Microsoft Dynamics)
• Finanzbuchhaltung
• HR-Systeme
• Outlook- und E-Mail-Integration
• API- und Schnittstellenanbindung

Sicherheit & Archivierung

• Revisionssichere Archivierung
• Verschlüsselung
• Protokollierung aller Zugriffe
• Aufbewahrungs- und Löschfristen
• Audit- und Compliance-Funktionen

Merkmale DocuWare

• Zentrale Dokumentenplattform
• Hoher Automatisierungsgrad
• Intelligente Workflows
• Skalierbare Architektur
• Cloud- und On-Premises-Option
• Mobile Nutzung
• Hohe Sicherheitsstandards
• Internationale Einsetzbarkeit