Zur Optimierung der internen Verwaltungsprozesse setzt die Möbel RIEGER GmbH & Co. KG aus Göppingen das Dokumentenmanagementsystem PROXESS ein. Bereits 2013 startete die erfolgreiche Zusammen- arbeit, die bis heute kontinuierlich immer weiter aus- gebaut wird.
PROXESS ist hervorragend in die Branchen- software MHS und die Buchhaltungssoftware Perfacto von SHD integriert
Ein entscheidender Grund für den Einsatz von PROXESS bei Möbel RIEGER, damals wie heute, ist die hervorragende Integration in die Softwarelösungen der SHD-Gruppe aus Andernach. Denn SHD und PROXESS verbindet eine langjährige Kooperation seit den Anfängen der digitalen Archivierung in den 90er Jahren. Über seinen Softwarelieferanten ist der Möbelhändler aus Göppingen damals auch auf die Lösung PROXESS aufmerksam geworden. Im Möbelhandelsverband VME, in dem Möbel RIEGER Mitglied ist, hatten ebenfalls viele Verbandskollegen bereits positive Erfahrungen mit dem Einsatz der DMS-Lösung von PROXESS gemacht und berichteten darüber.
Das DMS als interne Cloud-Lösung
Die systemseitigen IT-Anforderungen sind auf Grund der vielen Standorte und der unterschiedlichen Organisationseinheiten bei Möbel RIEGER umfangreich und kompliziert. So galt es anfangs, die richtige PROXESS-Lösung herauszuarbeiten. Innerhalb der RIEGER-Gruppe ist PROXESS quasi als eine Cloud-Lösung implementiert. Über den PROXESS Web Client greifen die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten auf eine DMS-Lösung zu, die nicht lokal an ihren Standorten und zum Teil auch bei anderen Firmen innerhalb der Gruppe installiert ist. Dank der hervorragenden Integration kann heute jeder Mitarbeiter sowohl aus der Warenwirtschaft MHS von SHD oder aus der Buchhaltungssoftware Perfacto von GFF mit wenigen Klicks den passenden Beleg zu einem Vorgang recherchieren und anzeigen. Jeder Nutzer kann, gemäß seiner Berechtigung, von überall und sofort auf die archivierten Dokumente aller 11 Standorte des Möbelhändlers zugreifen.
Fast jeder Mitarbeiter arbeitet mit dem Dokumentenmanagement
PROXESS wird bei Möbel RIEGER in den Abteilungen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Buchhaltung und in der allgemeinen Verwaltung eingesetzt. Von den 1500 Mitarbeitern arbeiten heute etwa 90% direkt oder indirekt mit den PROXESS-Lösungen. Die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge kann sich ebenfalls sehen lassen: Sie liegt inzwischen bei 99 %.
Die serverbasierte E-Mail-Archivierung schafft Sicherheit
Für die über 1350 RIEGER-Postfächer wird eine server- basierte E-Mail-Archivierung eingesetzt. Die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails im Originalformat ist gesetzlich vorgegeben. Durch die automatische Archivierung aus- und eingehender E-Mails direkt am Mailserver hat der Möbelhändler so die Sicherheit, dass alle notwendigen Unterlagen und Korrespondenzen rechtskonform archiviert sind.
Waren- und Kostenrechnungen werden komplett digital verarbeitet
Wareneingangsrechnungen verarbeitet Möbel RIEGER bereits seit 2007 komplett digital über die Zentralregulierung des Möbelverbands VME. Rechnungsdatensätze und digitale Belege werden an die eigene Warenwirtschaft MHS übergeben und dort geprüft. Mit der Einführung von PROXESS ist die automatische rechtssichere Archivierung der Rechnungen hinzugekommen. Nach der Prüfung werden automatische Buchungsvorschläge für die ebenfalls integrierte Buchhaltungssoftware Perfacto erstellt. So entfallen beim Möbelhändler die manuelle Belegerfassung und viele weitere manuelle Prüfungsschritte.
In einem weiteren Projektschritt wurde die digitale Verarbeitung der Kostenrechnungen umgesetzt. Der digital gesteuerte Eingangsrechnungsworkflow versetzt den Möbelhändler heute in die Lage, den kompletten Prüf- und Genehmigungsprozess von Kostenrechnungen sehr effizient und sicher abzuwickeln. Eingehende Rechnungen werden (falls nötig) eingescannt und über ein festes E-Mail-Postfach in den Workflow eingespeist. Ab diesem Moment ist die Rechnung bereits sicher abgelegt. Der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess bis hin zur Buchung erfolgt nun digital.
Torben Boockmann, Leiter Organisation bei der Möbel Rieger GmbH & Co. KG und zentraler Projektleiter der DMS-Einführung sagt: „Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung liegenbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt.“
Die Geschäftsleitung kann sogar per Handy-App die Kostenrechnungen freigeben. Um die Sicherheit der Daten zu maximieren, wird, sobald ein Dokument über die App angefordert wird, automatisch ein VPN-Tunnel über das hauseigene mobile Device Management aufgebaut.
Bewährten Invoice-Prozess für EDI-Rechnungen nutzen
Auch hier zeigt sich, das PROXESS ein langjähriger DMS-Spezialist für den Möbelhandel ist. IWOFURN bietet als Dienstleister für den Möbelhandel eine Plattform, bei der EDI-Rechnungen aufbereitet und auf Wunsch zentral für den Kunden in PROXESS archiviert werden. Dank der bereits vorhandenen Integration konnte der EDI-Invoice-Prozess der SHD mit IWOFURN sozusagen „out-of-the- box“ realisiert werden. Die von IWOFURN aufbereiteten EDI-Rechnungen werden direkt automatisch ins RIEGER- Archiv übernommen.
Keine Medienbrüche mehr dank speziellem Modul „AB-Scan“
Eine weitere spezielle Lösung für Möbelhändler ist das eingesetzte Modul „AB-Scan“ der SHD. Hier werden eingehende Auftragsbestätigungen durch die PROXESS-Belegerkennung ausgelesen, archiviert und zur Prüfung an die Sachbearbeitung weitergegeben. Dabei wird
eine zweite Version der Auftragsbestätigung, in der alle Preisinformationen auf dem Beleg „geschwärzt“ sind, erstellt: Die sogenannte Verkäufer-AB. Denn Verkäufer sollen keine Einkaufspreise der Lieferanten kennen und sehen. PROXESS archiviert beide Versionen der Auftragsbestätigung zum passenden Vorgang. Gibt es nun interne Rückfragen an den jeweiligen Verkäufer, so kann dieser aufgrund seiner Berechtigung nur die sogenannte „Verkäufer-AB“ aus dem Archiv anzeigen. Früher mussten diese Belege ausgedruckt und anschließend mühsam manuell geschwärzt werden. Diese Lösung nutzt Möbel RIEGER on-premise, sie kann aber „als kleine Schwester“ cloudbasiert realisiert werden.
Küchenplanung – digital vom Entwurf bis zur Lieferung
Die Planung einer neuen Küche ist detailreich und muss immer individuell erfolgen. Möbel RIEGER nutzt hierfür die Küchenplanungssoftware KPS der SHD-
Gruppe. Auch hierzu gibt es eine Standardschnittstelle zum DMS PROXESS. So wird auch in der Küchenabteilung die komplette Datenübertragung der softwaregeplanten Küchen ebenfalls über PROXESS abgewickelt, bis hin zur Bestellung beim Hersteller. „Der Prozess vor PROXESS war fehleranfällig und oft nicht durchgängig nachvoll-ziehbar. Heute ist der Zustand der teilweise sehr komplexen Küchenplanungen jederzeit archiviert und kann nicht verloren gehen“, freut sich Organisationsleiter Torben Boockmann von Möbel RIEGER.
Mobiler Auslieferungsmanager (MAM) arbeitet mit PROXESS
Jeden Morgen schwärmen die RIEGER-LKW ́s in über 160 täglichen Auslieferungstouren in alle Richtungen, um neue Möbel und Küchen in die Haushalte der Kunden zu liefern. Die Fahrer sind dabei mit Tablets und digitalen Lieferscheinen ausgestattet. Der Kunde quittiert den Erhalt der Ware ebenfalls digital. Abends werden die unterschriebenen Lieferscheine automatisch per Schnittstelle ins PROXESS-Archiv übertragen und organisatorisch an den jeweiligen Vorgang, sprich Kaufvertrag, angehängt.
Für die Projektumsetzung genügend Zeit und Manpower einplanen
Die Projektumsetzung verlief problemlos. „Wir wurden sehr gut und vor allem vorausschauend unterstützt bei der geplanten Umsetzung durch die Mitarbeiter von PROXESS. Hier lief alles Hand in Hand und die einzelnen Umset- zungsschritte wurden bestmöglich in unsere vorhandenen Prozesse integriert.“ Dennoch möchte Torben Boockmann allen Interessierten diesen Tipp zur Projekteinführung eines DMS mitgeben: „Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und planen Sie genügend Personalpower für ein solches unternehmensweites Projekt ein. Dies wird im Vorfeld oft unterschätzt. Jedem Nutzer muss zudem bewusst sein, dass man sehr sorgfältig und gewissenhaft mit der Dokumentenarchivierung arbeiten muss.„
PROXESS schafft freie Kapazitäten für Expansionspläne
Möbel RIEGER hat sich ein ehrgeiziges, aber festes Ziel gesteckt: Papierlos werden, überall dort, wo es gesetzlich möglich ist. Die dadurch freigewordenen Mitarbeiterkapazitäten sollen für andere Tätigkeiten verwendet oder in die Unternehmensexpansion umverteilt werden. Durch die Digitalisierung konnte das der Möbelhändler beispielsweise die Neueröffnung seiner Filiale in Heilbronn ohne Aufstockung des Personals in den Verwaltungsbereichen stemmen.
Das Fazit von Torben Boockmann lautet daher: „Die Einführung von PROXESS hat uns im Bereich der Digitalisierung schnell in ein neues Zeitalter katapultiert. Niemand kann und möchte mehr darauf verzichten. Bei den seltenen Ausfällen des PROXESS-Servers hat man das Gefühl, dass die Welt untergeht. Binnen weniger Minuten erreichen unzählige Anrufe und E-Mails unsere IT-Abteilung. PROXESS ist einer der wichtigsten Bestandteile in unseren Alltagsprozessen und nicht mehr weg zu denken.“ So ist auch das nächstes Digitalisierungsprojekt bestimmt bald gemeinsam umgesetzt.
